Son güncelleme: 2 Haziran 2026
Bu Veri İşleme Sözleşmesi («VIS»), müşteri («Veri Sorumlusu», «siz» veya «sizin») ile SuitsIndex («Veri İşleyen», «biz», «bize» veya «bizim») arasındaki sözleşmenin bir parçasını oluşturur ve SuitsIndex hukuk bürosu yönetim platformunu kullanımınızla bağlantılı olarak adınıza kişisel veri işlediğimiz hallerde uygulanır.
Bu VIS, Hizmet Şartlarımıza dahildir. Hesap oluşturarak, abone olarak veya müvekkil veya dava verisi saklamak için SuitsIndex kullanarak kuruluşunuz adına bu VIS'i kabul etmiş olursunuz.
1. Tanımlar
Bu VIS'te:
«Geçerli Veri Koruma Mevzuatı» Genel Veri Koruma Tüzüğünü (AB) 2016/679 («GDPR»), Birleşik Krallık GDPR'ını, Kişisel Verilerin Korunması Kanununu («KVKK») ve diğer geçerli veri koruma veya gizlilik yasalarını ifade eder.
«Kişisel Veri», «İşleme», «Veri Sahibi», «Veri Sorumlusu», «Veri İşleyen», «Alt Veri İşleyen» ve «Denetim Otoritesi» Geçerli Veri Koruma Mevzuatında verilen anlamlara sahiptir.
«Hizmetler» Hizmet Şartlarımızda açıklanan SuitsIndex web sitesi, web uygulaması, bulut barındırma, destek ve ilgili hizmetleri ifade eder.
«Müşteri Verileri» Hizmetler aracılığıyla adınıza işlediğimiz kişisel verileri; müvekkil adları, iletişim bilgileri, dava ayrıntıları, mahkeme kayıtları, belgeler, yazışmalar ve SuitsIndex'e yüklediğiniz veya girdiğiniz diğer dosya verilerini içerir.
2. Tarafların Rolleri
Siz Müşteri Verilerinin Veri Sorumlususunuz. Müşteri Verilerinin işlenme amaç ve araçlarına siz karar verirsiniz ve SuitsIndex'te kişisel veri saklamadan önce geçerli hukuki dayanağın bulunmasını sağlamaktan sorumlusunuz.
Biz Müşteri Verilerinin Veri İşleyeniyiz. Müşteri Verilerini yalnızca bu VIS, Hizmet Şartlarımız ve Hizmetlerin işlevselliğinde açıklanan belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda işleriz.
3. İşlemenin Ayrıntıları
Konu: Hukuk bürosu yönetim yazılımı ve ilgili bulut hizmetlerinin sunumu.
Süre: Aboneliğiniz veya Hizmetleri kullanımınız süresince ve Bölüm 11'de (Verilerin İadesi ve Silinmesi) belirtildiği şekilde.
İşlemenin niteliği ve amacı: Dava dosyası yönetimi, belge yönetimi, yasal faturalandırma, raporlama ve ilgili avukatlık işlevlerini sağlamak için Müşteri Verilerinin saklanması, düzenlenmesi, erişilmesi, yedeklenmesi, güvenliği ve teknik desteği.
Veri sahibi kategorileri: Müvekkilleriniz, karşı taraflar, tanıklar, mahkeme görevlileri, çalışanlar, yükleniciler ve Hizmetlerde saklamayı seçtiğiniz diğer kişiler.
Kişisel veri türleri: Adlar, iletişim bilgileri, kimlik bilgileri, dava ve mahkeme bilgileri, faturalandırma kayıtları, yazışmalar, belgeler, notlar ve Hizmetler aracılığıyla yüklediğiniz veya oluşturduğunuz diğer kişisel veriler.
4. Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri
Siz şunları kabul edersiniz:
a. Müşteri Verilerini Geçerli Veri Koruma Mevzuatına uygun işlemek;
b. SuitsIndex'te kişisel veri saklamadan veya işlemeden önce — müvekkil adları, iletişim bilgileri ve dava ayrıntıları dahil — geçerli hukuki dayanağa sahip olmak;
c. Veri sahiplerine gerekli tüm gizlilik bildirimlerini sunmak;
d. Bize verdiğiniz talimatların Geçerli Veri Koruma Mevzuatına uygun olmasını sağlamak;
e. Veri sorumlusu olarak veri sahibi hak taleplerine yanıt vermek ve yardımımızı gerektiriyorsa bizi derhal bilgilendirmek;
f. Bizi Geçerli Veri Koruma Mevzuatını ihlal edecek şekilde Müşteri Verilerini işlemeye talimat vermemek.
5. Veri İşleyenin Yükümlülükleri
Biz şunları yapacağız:
a. Müşteri Verilerini yalnızca belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda işlemek; kanun gerektirmedikçe. Kanun işlemeyi zorunlu kılıyorsa, yasaklanmadıkça sizi bilgilendireceğiz;
b. Müşteri Verilerini işlemeye yetkili kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak;
c. Bölüm 7'de açıklandığı şekilde Müşteri Verilerini korumak için uygun teknik ve idari önlemler uygulamak;
d. Bölüm 8'de belirtildiği şekilde genel yazılı izniniz olmadan başka bir veri işleyene (alt veri işleyen) geçmemek;
e. İşlemenin niteliğini dikkate alarak Geçerli Veri Koruma Mevzuatı kapsamındaki veri sahibi hak taleplerine yanıt vermenize yardımcı olmak;
f. Güvenlik yükümlülükleri, veri koruma etki değerlendirmeleri ve gerektiğinde Denetim Otoriteleriyle ön istişarede yardımcı olmak;
g. Müşteri Verilerini etkileyen kişisel veri ihlalinden haberdar olduktan sonra gecikmeksizin sizi bilgilendirmek;
h. Bölüm 11 uyarınca Müşteri Verilerini silmek veya iade etmek; mevzuat saklamayı gerektirmedikçe;
i. Bu VIS'e uyumu göstermek için makul bilgiyi sunmak ve Bölüm 12'deki denetimlere izin vermek.
6. Hukuki Dayanak ve Talimatlar
Müşteri Verilerini yalnızca bu VIS ve Hizmet Şartlarımıza uygun olarak Hizmetleri sunmak için işlememiz için bize talimat verirsiniz. Kişisel verilerin Geçerli Veri Koruma Mevzuatı uyarınca geçerli hukuki neden olmadan SuitsIndex'te saklanamayacağını kabul edersiniz.
Hizmetleri kullanımınız (uygulama üzerinden Müşteri Verilerini yükleme, düzenleme, dışa aktarma veya silme dahil) bu işleme faaliyetleri için bize belgelenmiş talimat oluşturur.
7. Güvenlik Önlemleri
Riske uygun güvenlik düzeyi sağlamak için uygun teknik ve idari önlemler uygularız; bunlar arasında:
a. Endüstri standardı altyapı güvenliği ile Microsoft Azure barındırma;
b. Kullanıcı hesapları için erişim kontrolleri ve kimlik doğrulama;
c. TLS/SSL ile aktarım sırasında veri şifreleme;
d. Düzenli yedekleme ve felaket kurtarma prosedürleri;
e. Güvenlik ve operasyonel amaçlarla izleme ve günlükleme;
f. Yetkili personelin ihtiyaç duyduğu ölçüde Müşteri Verilerine kısıtlı erişim.
Güvenlik önlemlerini zaman zaman güncelleyebiliriz; bu güncellemeler Hizmetlerin genel güvenliğini önemli ölçüde düşürmemelidir.
8. Alt Veri İşleyenler
Hizmetleri desteklemek için alt veri işleyenlerle çalışmamız için genel yazılı izin verirsiniz. Her alt veri işleyenin bu VIS'teki yükümlülüklerden daha az koruyucu olmayan veri koruma yükümlülükleri altında olmasını sağlarız.
Güncel alt veri işleyenlerimiz şunları içerir:
Microsoft Corporation (Microsoft Azure) – bulut barındırma ve altyapı
İşledikleri: Hesap, müvekkil/dava ve belge verileri dahil tüm uygulama verileri
Konum: Azure dağıtımı için seçilen bölgelerde işlenebilir
Amaç: SuitsIndex uygulamasının barındırılması, depolanması, yedeklenmesi ve işletilmesi
Meta Platforms / WhatsApp (WhatsApp Business Platform) – müvekkil mesajlaşması
İşledikleri: WhatsApp dava güncelleme özelliği etkinleştirildiğinde müvekkil telefon numaraları ve mesaj içeriği
Konum: Meta/WhatsApp'ın faaliyet gösterdiği ülkelerde işlenebilir
Amaç: Hukuk bürosu müvekkillerine dava ilerlemesi hakkında WhatsApp bildirimleri iletmek
Alt veri işleyen ekleme veya değiştirme niyetimizi bu sayfayı güncelleyerek veya e-posta ile bildiririz. Bildirimden sonra otuz (30) gün içinde veri korumayla ilgili makul gerekçelerle yeni alt veri işleyene itiraz edebilirsiniz. İtirazınızı makul şekilde karşılayamazsak etkilenen Hizmetleri sonlandırabilirsiniz.
9. Uluslararası Veri Aktarımları
Müşteri Verileri Ürdün'de ve bizim veya alt veri işleyenlerimizin faaliyet gösterdiği diğer ülkelerde işlenebilir. Müşteri Verileri AEA veya Birleşik Krallık dışına aktarıldığında Avrupa Komisyonu veya Birleşik Krallık makamlarınca onaylanan Standart Sözleşme Maddeleri gibi Geçerli Veri Koruma Mevzuatının gerektirdiği uygun güvenceleri sağlarız.
Talep üzerine geçerli aktarım mekanizmaları hakkında bilgi veririz.
10. Veri Sahibi Hakları
Geçerli Veri Koruma Mevzuatı kapsamındaki erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, taşınabilirlik ve itiraz taleplerine yanıt verme yükümlülüğünüzü Hizmetlerdeki uygun teknik araçlar ve yazılı talebiniz üzerine makul destekle yerine getirmenize yardımcı oluruz.
Müşteri Verileriyle ilgili doğrudan veri sahibi talebi alırsak sizi derhal bilgilendiririz; talimatlarınız veya kanun gerektirmedikçe yanıt vermeyiz.
11. Verilerin İadesi ve Silinmesi
Hizmetlerin sona ermesi veya süresinin dolması üzerine Müşteri Verilerini uygulamadaki işlevlerle dışa aktarabilirsiniz. Yazılı talebiniz üzerine Müşteri Verilerini aktif sistemlerden doksan (90) gün içinde sileriz; mevzuat saklamayı gerektirmedikçe, çözülmemiş uyuşmazlık veya hukuki talep devam ettirmedikçe veya yedek kopyalar Gizlilik Politikamızda açıklandığı şekilde sınırlı süre (en fazla doksan (90) gün) saklanmadıkça.
Abonelik durumunuzdan bağımsız olarak saklama için artık hukuki dayanağınız olmadığında Müşteri Verilerini silmekten siz sorumlusunuz.
12. Denetimler ve Uyum
Bu VIS'e uyumu göstermek için makul bilgiyi sunarız. Makul yazılı bildirim ve gizlilik yükümlülükleriyle yılda en fazla bir kez — Denetim Otoritesi veya doğrulanmış kişisel veri ihlali sonrası hariç — işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgi talep edebilir veya denetim yapabilirsiniz.
Denetimler normal mesai saatlerinde, operasyonlarımızı makul ölçüde aksatmayacak şekilde yapılır; güvenlik belgelerimiz, sertifikalarımız veya üçüncü taraf denetim raporlarının incelenmesiyle karşılanabilir.
13. Kişisel Veri İhlali
Müşteri Verilerini etkileyen kişisel veri ihlalinden haberdar olduktan sonra gecikmeksizin sizi bilgilendiririz. Bildirimimiz bilindiği ölçüde ihlalin niteliği, olası sonuçları ve ihlali ele almak için alınan veya önerilen önlemleri içerir.
Geçerli Veri Koruma Mevzuatının gerektirdiği ölçüde Denetim Otoritelerine ve veri sahiplerine bildirim yükümlülüklerinizde soruşturma, azaltma ve bildirimde makul adımlarla iş birliği yaparız.
14. Sorumluluk
Tarafların bu VIS kapsamındaki sorumluluğu, Geçerli Veri Koruma Mevzuatı uyarınca sınırlandırılamayan sorumluluk hariç, Hizmet Şartlarımızdaki sınırlamalara tabidir.
15. Öncelik Sırası
Müşteri Verilerinin işlenmesi konusunda bu VIS ile Hizmet Şartları arasında çelişki varsa bu VIS önceliklidir. Veri işlemeyi özellikle ele alan ayrı yazılı sözleşme ile çelişki varsa o sözleşme önceliklidir.
16. Bu VIS'teki Değişiklikler
Bu VIS'i mevzuat, Hizmetlerimiz veya alt veri işleyenlerdeki değişiklikleri yansıtmak için güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler güncellenmiş «Son güncelleme» tarihiyle bu sayfada yayımlanır. Geçerli Veri Koruma Mevzuatının gerektirdiği hallerde ek bildirim sağlarız.
17. İletişim
Bu VIS, alt veri işleyenler, güvenlik veya veri koruma konuları için:
SuitsIndex (Zarafah Technologies tarafından işletilmektedir)
E-posta: info@suitsindex.com
Adres: Zahran Caddesi, Amman, 11183, Ürdün
Telefon: +962 79 690 690 1
İlgili belgeler: Hizmet Şartları | Gizlilik Politikası