Τελευταία ενημέρωση: 2 Ιουνίου 2026
Η παρούσα Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων («ΣΕΔ») αποτελεί μέρος της συμφωνίας μεταξύ του πελάτη («Υπεύθυνος Επεξεργασίας», «εσείς» ή «σας») και της SuitsIndex («Εκτελών την Επεξεργασία», «εμείς» ή «μας») και εφαρμόζεται όταν επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας σε σχέση με τη χρήση της πλατφόρμας διαχείρισης δικηγορικού γραφείου SuitsIndex.
Η ΣΕΔ ενσωματώνεται και αποτελεί μέρος των Όρων Χρήσης μας. Με τη δημιουργία λογαριασμού, την εγγραφή ή τη χρήση της SuitsIndex για αποθήκευση δεδομένων πελατών ή υποθέσεων, συνάπτετε την παρούσα ΣΕΔ εκ μέρους του οργανισμού σας.
1. Ορισμοί
Στην παρούσα ΣΕΔ:
«Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων» σημαίνει τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ» / GDPR), τον ΓΚΠΔ του Ηνωμένου Βασιλείου και κάθε άλλη ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων ή απορρήτου.
«Προσωπικά Δεδομένα», «Επεξεργασία», «Υποκείμενο των Δεδομένων», «Υπεύθυνος Επεξεργασίας», «Εκτελών την Επεξεργασία», «Υπο-εκτελών την Επεξεργασία» και «Εποπτική Αρχή» έχουν την έννοια που τους αποδίδει η Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων.
«Υπηρεσίες» σημαίνει τον ιστότοπο της SuitsIndex, την εφαρμογή web, τη φιλοξενία cloud, την τεχνική υποστήριξη και τις σχετικές υπηρεσίες που περιγράφονται στους Όρους Χρήσης μας.
«Δεδομένα Πελάτη» σημαίνει τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας μέσω των Υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων ονομάτων πελατών, στοιχείων επικοινωνίας, λεπτομερειών υποθέσεων, δικαστικών καταχωρήσεων, εγγράφων, αλληλογραφίας και άλλων δεδομένων νομικών υποθέσεων που ανεβάζετε ή εισάγετε στην SuitsIndex.
2. Ρόλοι των Μερών
Εσείς είστε ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας των Δεδομένων Πελάτη. Καθορίζετε τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας των Δεδομένων Πελάτη και είστε υπεύθυνοι για την ύπαρξη έγκυρης νομικής βάσης πριν από την αποθήκευση οποιωνδήποτε προσωπικών δεδομένων στην SuitsIndex.
Εμείς είμαστε ο Εκτελών την Επεξεργασία των Δεδομένων Πελάτη. Επεξεργαζόμαστε τα Δεδομένα Πελάτη αποκλειστικά σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες σας, όπως περιγράφεται στην παρούσα ΣΕΔ, στους Όρους Χρήσης μας και στη λειτουργικότητα των Υπηρεσιών.
3. Λεπτομέρειες Επεξεργασίας
Αντικείμενο: Παροχή λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου και σχετικών υπηρεσιών cloud.
Διάρκεια: Καθ’ όλη τη διάρκεια της συνδρομής ή της χρήσης των Υπηρεσιών, και όπως ορίζεται στην Ενότητα 11 (Επιστροφή και Διαγραφή Δεδομένων).
Φύση και σκοπός της επεξεργασίας: Αποθήκευση, οργάνωση, ανάκτηση, αντίγραφα ασφαλείας, ασφάλεια και τεχνική υποστήριξη των Δεδομένων Πελάτη για τη διευκόλυνση της διαχείρισης υποθέσεων, διαχείρισης εγγράφων, νομικής χρέωσης/τιμολόγησης, αναφορών και άλλων λειτουργιών νομικής πρακτικής.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: Οι πελάτες σας, αντίδικοι, μάρτυρες, δικαστικοί λειτουργοί, εργαζόμενοι, συνεργάτες και άλλα πρόσωπα των οποίων τα προσωπικά δεδομένα αποφασίζετε να αποθηκεύσετε στις Υπηρεσίες.
Τύποι προσωπικών δεδομένων: Ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία ταυτοποίησης, πληροφορίες υποθέσεων και δικαστηρίου, εγγραφές χρέωσης, αλληλογραφία, έγγραφα, σημειώσεις και άλλα προσωπικά δεδομένα που ανεβάζετε ή δημιουργείτε μέσω των Υπηρεσιών.
4. Υποχρεώσεις του Υπεύθυνου Επεξεργασίας
Συμφωνείτε να:
α. Επεξεργάζεστε τα Δεδομένα Πελάτη σύμφωνα με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων·
β. Διαθέτετε έγκυρη νομική βάση πριν από την αποθήκευση ή επεξεργασία οποιωνδήποτε προσωπικών δεδομένων στην SuitsIndex, συμπεριλαμβανομένων ονομάτων πελατών, στοιχείων επικοινωνίας και λεπτομερειών υποθέσεων·
γ. Παρέχετε όλες τις απαιτούμενες ενημερώσεις απορρήτου στα υποκείμενα των δεδομένων·
δ. Διασφαλίζετε ότι οι οδηγίες σας συμμορφώνονται με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων·
ε. Απαντάτε στα αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και μας ενημερώνετε άμεσα εάν απαιτείται η συνδρομή μας·
στ. Δεν μας δίνετε οδηγίες να επεξεργαζόμαστε Δεδομένα Πελάτη με τρόπο που παραβιάζει την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων.
5. Υποχρεώσεις του Εκτελούντος την Επεξεργασία
Εμείς:
α. Θα επεξεργαζόμαστε τα Δεδομένα Πελάτη αποκλειστικά σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες σας, εκτός εάν ο νόμος απαιτεί διαφορετικά. Εάν ο νόμος μας υποχρεώνει να επεξεργαστούμε Δεδομένα Πελάτη, θα σας ενημερώσουμε, εκτός εάν απαγορεύεται·
β. Θα διασφαλίζουμε ότι τα πρόσωπα που εξουσιοδοτούνται να επεξεργάζονται Δεδομένα Πελάτη δεσμεύονται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας·
γ. Θα εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των Δεδομένων Πελάτη, σύμφωνα με την Ενότητα 7·
δ. Δεν θα αναθέτουμε σε άλλον εκτελούντα (Υπο-εκτελούντα) χωρίς τη γενική σας έγγραφη εξουσιοδότηση σύμφωνα με την Ενότητα 8·
ε. Θα σας συνδράμουμε, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, στην απάντηση σε αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων·
στ. Θα σας συνδράμουμε στις υποχρεώσεις ασφαλείας, εκτιμήσεις επιπτώσεων στην προστασία δεδομένων και προηγούμενες διαβουλεύσεις με τις Εποπτικές Αρχές όταν απαιτείται·
ζ. Θα σας ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβουμε γνώση παραβίασης ασφάλειας προσωπικών δεδομένων που αφορά Δεδομένα Πελάτη·
η. Θα διαγράφουμε ή επιστρέφουμε τα Δεδομένα Πελάτη σύμφωνα με την Ενότητα 11, εκτός εάν η Εφαρμοστέα Νομοθεσία απαιτεί τη διατήρησή τους·
θ. Θα θέτουμε στη διάθεσή σας τις εύλογα απαιτούμενες πληροφορίες για την απόδειξη συμμόρφωσης με την παρούσα ΣΕΔ και θα επιτρέπουμε ελέγχους σύμφωνα με την Ενότητα 12.
6. Νομική Βάση και Οδηγίες
Μας δίνετε οδηγίες να επεξεργαζόμαστε τα Δεδομένα Πελάτη αποκλειστικά για την παροχή των Υπηρεσιών σύμφωνα με την παρούσα ΣΕΔ και τους Όρους Χρήσης. Αναγνωρίζετε ότι δεν πρέπει να αποθηκεύονται προσωπικά δεδομένα στην SuitsIndex χωρίς έγκυρο νομικό λόγο σύμφωνα με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων.
Η χρήση των Υπηρεσιών (συμπεριλαμβανομένης της μεταφόρτωσης, επεξεργασίας, εξαγωγής ή διαγραφής Δεδομένων Πελάτη μέσω της εφαρμογής) αποτελεί τεκμηριωμένες οδηγίες για τις εν λόγω δραστηριότητες επεξεργασίας.
7. Μέτρα Ασφαλείας
Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για επίπεδο ασφαλείας ανάλογο του κινδύνου, συμπεριλαμβανομένων:
α. Φιλοξενίας σε Microsoft Azure με ασφάλεια υποδομής σύμφωνα με πρότυπα του κλάδου·
β. Ελέγχων πρόσβασης και ελέγχου ταυτότητας για λογαριασμούς χρηστών·
γ. Κρυπτογράφησης δεδομένων κατά τη μεταφορά μέσω TLS/SSL·
δ. Τακτικών αντιγράφων ασφαλείας και διαδικασιών ανάκτησης από καταστροφές·
ε. Παρακολούθησης και καταγραφής για σκοπούς ασφαλείας και λειτουργίας·
στ. Περιορισμένης πρόσβασης στα Δεδομένα Πελάτη κατά την αρχή της ανάγκης γνώσης για εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Ενδέχεται να ενημερώνουμε τα μέτρα ασφαλείας περιοδικά, εφόσον οι ενημερώσεις δεν μειώνουν ουσιωδώς τη συνολική ασφάλεια των Υπηρεσιών.
8. Υπο-εκτελούντες την Επεξεργασία
Παρέχετε γενική έγγραφη εξουσιοδότηση για την ανάθεση σε Υπο-εκτελούντες που υποστηρίζουν τις Υπηρεσίες. Θα διασφαλίζουμε ότι κάθε Υπο-εκτελών δεσμεύεται από υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων όχι λιγότερο προστατευτικές από τις της παρούσας ΣΕΔ.
Οι τρέχοντες Υπο-εκτελούντες περιλαμβάνουν:
Microsoft Corporation (Microsoft Azure) – φιλοξενία cloud και υποδομή
Τι επεξεργάζονται: Όλα τα δεδομένα της εφαρμογής, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων λογαριασμού, πελατών/υποθέσεων και εγγράφων
Τοποθεσία: Τα δεδομένα ενδέχεται να επεξεργάζονται σε περιοχές Azure που έχουν διαμορφωθεί για την ανάπτυξή μας
Σκοπός: Φιλοξενία, αποθήκευση, αντίγραφα ασφαλείας και λειτουργία της εφαρμογής SuitsIndex
Meta Platforms / WhatsApp (WhatsApp Business Platform) – αποστολή μηνυμάτων σε πελάτες
Τι επεξεργάζονται: Αριθμοί τηλεφώνου πελατών και περιεχόμενο μηνυμάτων όταν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία ενημέρωσης υποθέσεων μέσω WhatsApp
Τοποθεσία: Τα δεδομένα ενδέχεται να επεξεργάζονται σε χώρες όπου δρα η Meta/WhatsApp
Σκοπός: Αποστολή ειδοποιήσεων WhatsApp σε πελάτες του δικηγορικού γραφείου σχετικά με την πρόοδο υποθέσεων
Θα σας ενημερώνουμε για οποιαδήποτε προβλεπόμενη αλλαγή σχετικά με την προσθήκη ή αντικατάσταση Υπο-εκτελούντων, ενημερώνοντας την παρούσα σελίδα ή με email. Μπορείτε να αντιταχθείτε σε νέο Υπο-εκτελούντα για εύλογους λόγους που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων, επικοινωνώντας μαζί μας εντός τριάντα (30) ημερών από την ειδοποίηση. Εάν δεν μπορούμε να αντιμετωπίσουμε εύλογα την αντίρρησή σας, μπορείτε να καταγγείλετε τις επηρεαζόμενες Υπηρεσίες.
9. Διεθνείς Μεταφορές Δεδομένων
Τα Δεδομένα Πελάτη ενδέχεται να επεξεργάζονται στην Ιορδανία και σε άλλες χώρες όπου λειτουργούμε εμείς ή οι Υπο-εκτελούντες μας. Όταν τα Δεδομένα Πελάτη μεταφέρονται εκτός του ΕΟΧ ή του Ηνωμένου Βασιλείου, θα διασφαλίζουμε κατάλληλες εγγυήσεις όπως απαιτεί η Εφαρμοστέα Νομοθεσία, όπως Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες που εγκρίνονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή τις αρχές του Ηνωμένου Βασιλείου.
Κατόπιν αιτήματος, θα παρέχουμε πληροφορίες σχετικά με τους ισχύοντες μηχανισμούς μεταφοράς.
10. Δικαιώματα των Υποκειμένων των Δεδομένων
Θα σας συνδράμουμε στην εκπλήρωση της υποχρέωσής σας να απαντάτε σε αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων αιτημάτων πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, παρέχοντας τα κατάλληλα τεχνικά μέσα εντός των Υπηρεσιών και εύλογη υποστήριξη κατόπιν γραπτής αιτήσεως.
Εάν λάβουμε απευθείας αίτημα υποκειμένου δεδομένων που αφορά Δεδομένα Πελάτη, θα σας ειδοποιούμε άμεσα και δεν θα απαντούμε εκτός σύμφωνα με τις οδηγίες σας ή όταν απαιτείται από τον νόμο.
11. Επιστροφή και Διαγραφή Δεδομένων
Μετά την καταγγελία ή λήξη των Υπηρεσιών, μπορείτε να εξάγετε τα Δεδομένα Πελάτη μέσω της διαθέσιμης λειτουργικότητας της εφαρμογής. Κατόπιν γραπτής αιτήσεώς σας, θα διαγράφουμε τα Δεδομένα Πελάτη από τα ενεργά μας συστήματα εντός ενενήντα (90) ημερών, εκτός εάν η Εφαρμοστέα Νομοθεσία απαιτεί τη διατήρησή τους, μια ανεπίλυτη διαφορά ή νομική αξίωση απαιτεί συνεχή διατήρηση, ή τα αντίγραφα ασφαλείας διατηρούνται για περιορισμένο χρονικό διάστημα (έως ενενήντα (90) ημερών) για ανάκτηση από καταστροφές, ασφάλεια ή νομική συμμόρφωση, όπως περιγράφεται στην Πολιτική Απορρήτου μας.
Παραμένετε υπεύθυνοι για τη διαγραφή των Δεδομένων Πελάτη όταν δεν διαθέτετε πλέον νομική βάση για τη διατήρησή τους, ανεξαρτήτως της κατάστασης της συνδρομής σας.
12. Έλεγχοι και Συμμόρφωση
Θα θέτουμε στη διάθεσή σας τις εύλογα απαιτούμενες πληροφορίες για την απόδειξη συμμόρφωσης με την παρούσα ΣΕΔ. Με εύλογη προηγούμενη γραπτή ειδοποίηση και υπόκειται σε υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες επεξεργασίας μας ή να διενεργήσετε έλεγχο όχι περισσότερο από μία φορά ετησίως, εκτός εάν απαιτείται από Εποπτική Αρχή ή μετά από επιβεβαιωμένη παραβίαση ασφάλειας προσωπικών δεδομένων.
Οι έλεγχοι διεξάγονται κατά τις συνήθεις εργάσιμες ώρες, χωρίς να διαταράσσουν ουσιωδώς τις λειτουργίες μας, και μπορούν να ικανοποιηθούν μέσω ανασκόπησης τεκμηρίωσης ασφαλείας, πιστοποιήσεων ή εκθέσεων ελέγχου τρίτων όταν είναι διαθέσιμες.
13. Παραβίαση Ασφάλειας Προσωπικών Δεδομένων
Θα σας ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβουμε γνώση παραβίασης ασφάλειας προσωπικών δεδομένων που αφορά Δεδομένα Πελάτη. Η ειδοποίησή μας θα περιλαμβάνει, στο βαθμό που είναι γνωστό, περιγραφή της φύσης της παραβίασης, των πιθανών συνεπειών και των μέτρων που λήφθηκαν ή προτείνονται για την αντιμετώπισή της.
Θα συνεργαζόμαστε μαζί σας και θα λαμβάνουμε εύλογα μέτρα για να σας συνδράμουμε στις υποχρεώσεις σας διερεύνησης, μετριασμού και ειδοποίησης των Εποπτικών Αρχών και των υποκειμένων των δεδομένων, όπως απαιτεί η Εφαρμοστέα Νομοθεσία.
14. Ευθύνη
Η ευθύνη κάθε μέρους βάσει της παρούσας ΣΕΔ υπόκειται στους περιορισμούς και εξαιρέσεις που ορίζονται στους Όρους Χρήσης μας, εκτός εάν η ευθύνη δεν μπορεί να περιοριστεί σύμφωνα με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία Προστασίας Δεδομένων.
15. Σειρά Προτεραιότητας
Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας ΣΕΔ και των Όρων Χρήσης όσον αφορά την επεξεργασία Δεδομένων Πελάτη, η παρούσα ΣΕΔ υπερισχύει. Σε περίπτωση σύγκρουσης με ξεχωριστή υπογεγραμμένη γραπτή συμφωνία που αφορά ειδικά την επεξεργασία δεδομένων, υπερισχύει η εν λόγω γραπτή συμφωνία.
16. Τροποποιήσεις της ΣΕΔ
Ενδέχεται να ενημερώνουμε την παρούσα ΣΕΔ περιοδικά για να αντικατοπτρίζει αλλαγές στη νομοθεσία, στις Υπηρεσίες μας ή στους Υπο-εκτελούντες. Οι ουσιώδεις αλλαγές θα δημοσιεύονται στην παρούσα σελίδα με ενημερωμένη ημερομηνία «Τελευταίας ενημέρωσης». Όταν απαιτείται από την Εφαρμοστέα Νομοθεσία, θα παρέχουμε πρόσθετη ειδοποίηση.
17. Επικοινωνία
Για ερωτήματα σχετικά με την παρούσα ΣΕΔ, τους Υπο-εκτελούντες, την ασφάλεια ή θέματα προστασίας δεδομένων, επικοινωνήστε με:
SuitsIndex (λειτουργεί από την Zarafah Technologies)
Email: info@suitsindex.com
Διεύθυνση: Zahran Street, Amman, 11183, Ιορδανία
Τηλέφωνο: +962 79 690 690 1
Σχετικά έγγραφα: Όροι Χρήσης | Πολιτική Απορρήτου