Letzte Aktualisierung: 2. Juni 2026
SuitsIndex („wir“, „uns“ oder „unser“) verpflichtet sich, die Privatsphäre unserer Nutzer zu schützen und die anwendbaren Datenschutzgesetze einzuhalten, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese anwendbar ist. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, auf welchen Rechtsgrundlagen wir sie verarbeiten, wie lange wir sie aufbewahren, welche Dritten Daten in unserem Auftrag verarbeiten, und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortlicher und Datenschutz-Ansprechpartner
Im Sinne der DSGVO und anderer anwendbarer Datenschutzgesetze ist Verantwortlicher:
SuitsIndex (betrieben von Zarafah Technologies)
Zahran Street, Amman, 11183, Jordanien
Datenschutz-Ansprechpartner — für sämtliche Datenschutzanfragen, Anträge betroffener Personen und DSGVO-bezogene Angelegenheiten wenden Sie sich an:
E-Mail: info@suitsindex.com (Betreff: „Datenschutz“)
Telefon: +962 79 690 690 1
Postanschrift: Zahran Street, Amman, 11183, Jordanien
Wir beantworten Anträge betroffener Personen innerhalb von einem (1) Monat, wie es die DSGVO vorsieht, sofern eine gesetzlich zulässige Verlängerung nicht in Betracht kommt.
2. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Wenn wir als Verantwortlicher handeln: Wir bestimmen, wie und warum wir personenbezogene Daten von Kontoinhabern, Website-Besuchern, Rechnungskontakten und Personen, die uns direkt kontaktieren, verarbeiten.
Wenn wir als Auftragsverarbeiter handeln: Wenn Sie SuitsIndex nutzen, um Mandanten-, Akten-, Gerichts- oder Verfahrensinformationen zu speichern, ist Ihre Anwaltskanzlei oder Organisation Verantwortlicher für diese Informationen, und wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sie müssen über eine gültige Rechtsgrundlage verfügen, bevor Sie personenbezogene Daten in der Anwendung speichern.
3. Welche Daten wir erheben und warum
Die nachstehende Tabelle listet die von uns erhobenen personenbezogenen Daten auf, den Zweck der Erhebung und ob die Angabe erforderlich ist.
| Datenkategorie | Beispiele | Zweck der Erhebung |
|---|---|---|
| Konto- und Identitätsdaten | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisationsname, Berufsbezeichnung, Anmeldedaten | Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, zur Authentifizierung und Bereitstellung des SuitsIndex-Dienstes |
| Abrechnungs- und Zahlungsdaten | Rechnungsadresse, Abonnementplan, Transaktionsaufzeichnungen | Zur Abwicklung von Abonnements, Rechnungen und Zahlungen für kostenpflichtige Tarife |
| Mandanten- und Aktdaten (von Ihnen hochgeladen) | Mandantennamen, Kontaktdaten, Aktenangaben, Gerichtsakten, Dokumente, Korrespondenz | Zur Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktionen der Mandatsverwaltung, Aktenverwaltung, Dokumentenspeicherung, Abrechnung und Berichterstattung |
| WhatsApp-Nachrichtendaten (wenn die Funktion aktiviert ist) | Telefonnummern der Mandanten, Nachrichteninhalte zum Verfahrensstand | Zum Versand von WhatsApp-Benachrichtigungen an Ihre Mandanten über den Stand ihres Verfahrens, wie von Ihrer Anwaltskanzlei konfiguriert |
| Kommunikationsdaten | Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht aus unserem Kontaktformular oder Supportanfragen | Zur Beantwortung Ihrer Anfragen und Bereitstellung von Kundensupport |
| Dienst- und Nutzungsdaten | IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Protokolldateien, besuchte Seiten, Funktionsnutzung | Zum Betrieb, zur Absicherung und Verbesserung der Plattform; zur Betrugserkennung und Fehlerbehebung |
| Cookies und ähnliche Technologien | Sitzungskennungen, Einstellungen, Analysedaten (sofern aktiviert) | Zum Aufrechterhalten Ihrer Anmeldung, zur Speicherung von Einstellungen und zur Analyse der Website-Nutzung (siehe Abschnitt 10) |
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir nutzen personenbezogene Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling, das rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat.
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)
Gemäß DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn ein gültiger Rechtsgrund vorliegt. Die nachstehende Tabelle ordnet jede Datenkategorie unserer Rechtsgrundlage zu, wenn wir als Verantwortlicher handeln.
| Datenkategorie | Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) | Erläuterung |
|---|---|---|
| Konto- und Identitätsdaten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | Erforderlich zur Bereitstellung des Dienstes, für den Sie sich registriert haben |
| Abrechnungs- und Zahlungsdaten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | Erforderlich zur Zahlungsabwicklung und Erfüllung steuerlicher/buchhalterischer Pflichten |
| Mandanten- und Aktdaten (von Ihnen hochgeladen) | Von Ihrer Organisation als Verantwortlicher bestimmt | Wir verarbeiten ausschließlich gemäß Ihren Weisungen; Sie müssen über eine eigene Rechtsgrundlage verfügen (Vertrag, rechtliche Verpflichtung, berechtigte Interessen oder Einwilligung) |
| WhatsApp-Nachrichtendaten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) unsererseits; Ihre Organisation muss als Verantwortlicher über eine Rechtsgrundlage verfügen | Erforderlich zur Bereitstellung der WhatsApp-Benachrichtigungsfunktion, die Sie für Ihre Mandanten aktivieren |
| Kommunikationsdaten | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | Zur Beantwortung Ihrer Anfragen und Supportanfragen |
| Dienst- und Nutzungsdaten | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | Plattformsicherheit, Betrugsprävention und Dienstverbesserung |
| Marketingkommunikation | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) | Nur wenn Sie eingewilligt haben; Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen |
| Nicht erforderliche Cookies | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) | Soweit gesetzlich vor dem Setzen nicht erforderlicher Cookies erforderlich |
Wenn Sie eine Anwaltskanzlei sind, die SuitsIndex nutzt, dürfen Sie keine Mandantennamen, Kontaktdaten oder Akteninformationen speichern, es sei denn, Ihre Organisation hat eine gültige Rechtsgrundlage dokumentiert. Entfällt dieser Rechtsgrund, müssen Sie die Daten löschen oder anonymisieren.
5. Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter
Wir setzen vertrauenswürdige Dienstleister („Auftragsverarbeiter“ oder „Unterauftragsverarbeiter“) ein, um SuitsIndex zu betreiben. Diese dürfen personenbezogene Daten ausschließlich gemäß unseren Weisungen verarbeiten und müssen sie durch vertragliche Pflichten gemäß DSGVO schützen.
Microsoft Corporation (Microsoft Azure)
Verarbeitete Daten: Sämtliche in der SuitsIndex-Anwendung gespeicherten und übertragenen Daten, einschließlich Kontodaten, Mandanten-/Aktdaten, Dokumente und Protokolle
Zweck: Cloud-Hosting, Speicherung, Backups und Infrastruktur für die Anwendung
Standort: Daten können in für unsere Bereitstellung konfigurierten Azure-Regionen verarbeitet werden
Datenschutzinformationen: Microsoft-Datenschutzerklärung
Meta Platforms / WhatsApp (WhatsApp Business Platform)
Verarbeitete Daten: Telefonnummern der Mandanten und Nachrichteninhalte, wenn Ihre Anwaltskanzlei die WhatsApp-Funktion für Aktenupdates nutzt
Zweck: Versand von WhatsApp-Benachrichtigungen an Ihre Mandanten über den Verfahrensstand
Standort: Daten können in Ländern verarbeitet werden, in denen Meta/WhatsApp tätig ist
Datenschutzinformationen: WhatsApp-Datenschutzerklärung | Meta-Datenschutzrichtlinie
Wir können zudem Auftragsverarbeiter für Zahlungsabwicklung und E-Mail-Versand einsetzen. Eine vollständige Liste der für Mandanten-/Aktdaten relevanten Unterauftragsverarbeiter wird in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geführt. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn wir wesentliche Auftragsverarbeiter hinzufügen oder ändern.
6. Weitergabe von Informationen
Über die oben genannten Auftragsverarbeiter hinaus können wir personenbezogene Daten an professionelle Berater (Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer), Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben, oder Rechtsnachfolger bei Fusion oder Übernahme weitergeben. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
7. Speicherfristen
Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung) bewahren wir personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist und eine gültige Rechtsgrundlage fortbesteht. Die nachstehenden Fristen sind maximale Aufbewahrungsfristen in aktiven Systemen, sofern nicht ein längerer Zeitraum gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder ungelöste Streitigkeiten vorliegen.
Endet die Aufbewahrung, löschen oder anonymisieren wir personenbezogene Daten. Löschanträge können nur abgelehnt werden, wenn Art. 17 Abs. 3 DSGVO eine fortgesetzte Aufbewahrung zulässt (beispielsweise zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder für Rechtsansprüche).
| Datenkategorie | Speicherfrist | Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Konto- und Identitätsdaten | Für die Dauer Ihres aktiven Kontos, zuzüglich bis zu 30 Tagen nach Kontoschließung in aktiven Systemen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b); berechtigte Interessen für kurze Abwicklung nach Schließung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Abrechnungs- und Zahlungsaufzeichnungen | Für den nach anwendbarem Steuer-, Handels- und Bilanzrecht erforderlichen Zeitraum (in der Regel mindestens 2 Jahre und bis zu 7 Jahren je nach Rechtsordnung), und nicht länger als erforderlich | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c); Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Mandanten- und Aktdaten (von Ihnen hochgeladen) | Für die Dauer Ihres Abonnements, solange Sie sie aufbewahren; Löschung aus aktiven Systemen innerhalb von 90 Tagen nach verifiziertem Löschantrag oder Kontobeendigung, sofern Sie sie nicht zuvor exportieren | Verarbeitung gemäß Ihren Weisungen als Verantwortlicher; wir bewahren nur so lange auf, wie zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich |
| WhatsApp-Nachrichtendaten | Auf unseren Systemen: nur für die zum Versand der Nachricht und zur Führung von Zustellungsprotokollen erforderliche Zeit (bis zu 30 Tagen). Nach dem Versand werden Nachrichtendaten von Meta/WhatsApp gemäß deren eigenen Aufbewahrungsrichtlinien verarbeitet | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b); Ihre Organisation muss als Verantwortlicher über eine gesonderte Rechtsgrundlage verfügen |
| Kontaktformular und Support-Kommunikation | Bis zu 2 Jahre ab dem Datum der Anfrage, sofern kein offener Supportfall, Streitfall oder Rechtsanspruch eine längere Aufbewahrung erfordert | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f); Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Dienstprotokolle und Nutzungsdaten | Bis zu 12 Monate, sofern keine Sicherheitsuntersuchung, kein Vorfall oder keine gesetzliche Compliance längere Aufbewahrung erfordert | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f); rechtliche Verpflichtung, soweit anwendbar (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Sicherungskopien | Bis zu 90 Tagen nach Löschung aus aktiven Systemen, danach werden Backups im regulären Betrieb überschrieben. Kontodaten oder andere Daten können daher bis zu 90 Tage nach Löschung aus aktiven Systemen in Backups verbleiben | Berechtigte Interessen für Disaster Recovery und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
Wichtig: Wir löschen Daten, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine fortgesetzte Aufbewahrung erfordert. Abrechnungsaufzeichnungen können insbesondere länger als andere Kategorien aufbewahrt werden, da Steuer- und Bilanzgesetze häufig verlängerte Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Als Verantwortlicher für Mandanten- und Aktdaten ist Ihre Anwaltskanzlei dafür verantwortlich festzulegen, wann diese Daten auf Grundlage Ihrer eigenen Rechtsgrundlage und beruflichen Pflichten zu löschen sind.
8. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, einschließlich Hosting auf Microsoft Azure, Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/SSL), Backups und Monitoring. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung über das Internet ist vollständig sicher.
9. Internationale Datenübermittlungen
Personenbezogene Daten können in Jordanien und in anderen Ländern verarbeitet werden, in denen unsere Auftragsverarbeiter tätig sind, einschließlich außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs. Soweit die DSGVO Schutzmaßnahmen erfordert, stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere zulässige Übermittlungsmechanismen. Wenden Sie sich für weitere Informationen an unseren Datenschutz-Ansprechpartner.
10. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für Anmeldung und Sicherheit, funktionale Cookies für Einstellungen und Analyse-Cookies, sofern aktiviert und gesetzlich zulässig. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten. Nicht erforderliche Cookies erfordern eine Einwilligung, soweit gesetzlich vorgeschrieben.
11. Ihre Rechte
Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in einer Rechtsordnung mit vergleichbaren Rechten befinden, stehen Ihnen folgende Rechte in Bezug auf von uns kontrollierte personenbezogene Daten zu:
Auskunftsrecht — Sie können eine Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie Informationen über unsere Verarbeitung verlangen.
Recht auf Löschung — Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn kein zwingender Grund für eine fortgesetzte Verarbeitung besteht. Wir können die Löschung ablehnen, wenn Art. 17 Abs. 3 DSGVO anwendbar ist, einschließlich wenn die Aufbewahrung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (etwa steuerlicher Aufzeichnungen), zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aus anderen zulässigen Gründen erforderlich ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit — Sie können die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
Sie haben zudem das Recht auf Berichtigung (unrichtige Daten korrigieren), Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen oder zu Direktmarketingzwecken sowie auf Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.
Ausübung Ihrer Rechte: Senden Sie eine E-Mail an info@suitsindex.com mit dem Betreff „Antrag betroffener Person“ und beschreiben Sie Ihr Anliegen. Wir können Sie zur Identitätsprüfung auffordern. Wir antworten innerhalb von einem (1) Monat.
Wenn Sie Mandant einer Anwaltskanzlei sind, die SuitsIndex nutzt: Ihre Anwaltskanzlei ist voraussichtlich Verantwortlicher für Ihre Mandanten-/Aktdaten. Wenden Sie sich zuerst an diese, um Ihre Rechte auszuüben. Wir unterstützen sie als Auftragsverarbeiter, soweit dies gemäß unserem AVV erforderlich ist.
Beschwerderecht: Sie können bei einer Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland, Arbeitsland oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes Beschwerde einlegen.
12. Datenschutzrechte in Kalifornien (CCPA)
Einwohner Kaliforniens können Rechte auf Auskunft, Löschung und Widerspruch gegen den Verkauf personenbezogener Informationen haben. Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen. Wenden Sie sich an unseren Datenschutz-Ansprechpartner, um CCPA-Rechte auszuüben.
13. Datenschutz von Kindern
Unsere Dienste richten sich an professionelle Nutzer und sind nicht an Kinder unter 16 Jahren gerichtet. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie glauben, dass ein Kind Daten übermittelt hat; wir werden diese löschen.
14. Links zu Drittanbietern
Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Wir sind nicht verantwortlich für deren Datenschutzpraktiken.
15. „Do Not Track“-Signale
Wir reagieren derzeit nicht auf „Do Not Track“-Signale des Browsers.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden hier mit aktualisiertem Datum veröffentlicht. Soweit gesetzlich erforderlich, erteilen wir zusätzliche Hinweise.
17. Kontakt
Bei Datenschutzfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an unseren Datenschutz-Ansprechpartner:
E-Mail: info@suitsindex.com
Adresse: Zahran Street, Amman, 11183, Jordanien
Telefon: +962 79 690 690 1
Verwandte Dokumente: Nutzungsbedingungen | Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)